Na Univerzi v Ljubljani delo oddaš v študijski informacijski sistem VIS svoje fakultete, na obrazcu Zaključek študija, Oddaja dela, kot eno datoteko PDF/A. Sistem delo preveri glede podobnosti vsebine, mentor odloči, ali je v redu ali ga je treba popraviti, ob oddaji potrdiš izjavo, po končanem postopku pa se delo objavi v Repozitoriju Univerze v Ljubljani (RUL). V repozitorij torej ne nalagaš sam. Stanje: navodila Univerze v Ljubljani, različica 1.4 iz 10. novembra 2022, in objave fakultet, prebrane 2. novembra 2026.
Kaj pravi statut in navodila univerze
Univerza v Ljubljani ima navodila za študente Oddaja elektronskih oblik pisnih zaključnih del študija in preverjanje podobnosti vsebine, objavljena v samem repozitoriju. V njih je citiran 133. člen Statuta UL: »Če je po študijskem programu predpisana izdelava pisnega zaključnega dela, ga mora študent predložiti v elektronski obliki, članica pa lahko določi tudi predložitev tiskane oblike.« Ob predložitvi študent »s pisno izjavo« potrdi, da je delo rezultat njegovega samostojnega dela, da je tiskani izvod, kadar obstaja, identičen elektronskemu, da soglaša z uporabo dela za preverjanje podobnosti in da na univerzo prenaša pravico reproduciranja ter dajanja dela na voljo javnosti na svetovnem spletu prek Repozitorija UL. Tiskani izvod se hrani v knjižnici, elektronski v repozitoriju.
Navodila dodajajo, da vsako pisno zaključno delo študija na UL »se preveri glede podobnosti vsebine in izdela analiza podobnosti vsebine« in da so dela javno dostopna prek RUL, bibliografski podatki pa tudi na Nacionalnem portalu odprte znanosti.
Koraki oddaje v VIS
Navodila predpisujejo tole:
- Prva oddaja. V VIS-u na obrazcu Zaključek študija, Oddaja dela vneseš končni naslov dela v dveh jezikih (največ 255 znakov, zapisan kot v povedi), ključne besede v dveh jezikih (male črke, ločene z vejico) in izvleček v dveh jezikih (vsak do 20.000 znakov s presledki). Izpolniti moraš vsa polja. Priložiš delo v obliki PDF/A in klikneš Oddaj delo. »Prve oddaje ni možno ponoviti.«
- Priloge. Po oddaji dela lahko oddaš priloge v katerem koli formatu, do 50 MB. Delo je možno oddati tudi brez prilog.
- Izjava. Po prvi oddaji v meniju izbereš Izjava ob oddaji dela. Podatki se prenesejo iz VIS. Izjavo natisneš ali shraniš kot PDF. Po navodilih fakultete jo podpisano uvežeš v tiskano različico ali jo oddaš referatu ob oddaji tiskanega izvoda.
- Čakanje na odločitev. Mentor in somentorji imajo deset delovnih dni za pregled analize podobnosti. Obvestila prejemaš v VIS-u.
- Druga oddaja, če mentor zahteva popravke: popravljeno delo oddaš v roku, ki ga določi fakulteta. Druge oddaje ni možno ponoviti.
- Tretja oddaja, če komisija na zagovoru zahteva popravke. Tudi te ni možno ponoviti.
Mentor po prvem preverjanju lahko delo odobri, zahteva popravke ali, če so izpolnjeni pogoji, zadevo posreduje disciplinskemu organu. Po drugem preverjanju delo odobri, oceni negativno ali spet posreduje disciplinskemu organu. To so možnosti, ki jih navaja univerzitetno navodilo.
Datoteka PDF/A
Delo mora biti oddano kot ena datoteka PDF/A. VIS ob oddaji preveri format, in če ni pravilen, oddaja ni možna. Datoteke morajo biti besedilne (besedilo lahko označiš) in ne skenirane, največja velikost je 50 MB. Postopek v Wordu po navodilu univerze: zavihek Datoteka, Shrani kot, Vrsta datoteke: PDF, gumb Možnosti, v spodnjem delu okvirja je vmesni naslov Možnosti za PDF, označiti ISO 19005-1 skladen (PDF/A). Podoben postopek, s svojim sistemom, velja na Univerzi v Mariboru, opisan v članku o oddaji v DKUM. Fakulteta za farmacijo UL dodaja v svojem navodilu, da ime datoteke ne sme vsebovati znakov, presledkov in šumnikov. Pred izvozom posodobi kazala, kot je opisano v članku o oblikovanju v Wordu.
Kako se razlikujejo fakultete
Postopek določa univerza, podrobnosti pa fakultete. Primer, ki smo ga prebrali: Fakulteta za farmacijo UL zahteva, da delo prvič preveriš v programu Turnitin in šele nato končno različico oddaš v VIS. Pravi: »Študent lahko zaključno delo zagovarja, ko mentor in prodekan za študijsko področje pregledata poročilo v Turnitinu in detektorju vsebine v informacijskem sistemu VIS.« Dodaja, da s preverjanjem začneš najpozneje 14 dni pred prijavo zagovora. Po preverjanju v VIS-u obkljukaš izjavo in nato oddaš še vlogo za zagovor, najmanj sedem dni pred zagovorom. Pri drugih fakultetah teh korakov nismo prebrali, zato vprašaj referat ali glej navodilo svoje fakultete. Več o Turnitinu piše članek o odstotku ujemanja.
Začasna nedostopnost (embargo)
Univerzitetno navodilo omogoča, da je vsebina dela izjemoma začasno nedostopna zaradi zaščite poslovnih skrivnosti, zaščite rezultatov zaradi uveljavljanja pravic intelektualne lastnine, zagotavljanja varnosti ljudi in narave ali varovanja tajnih podatkov. Naj bo »nedostopna čim krajši čas oziroma najdlje do enega leta od dneva zaključka študija«, na predlog mentorja in študenta pa se lahko podaljša za nadaljnje leto. Prošnjo z razlogi in dokazili naslovita mentor in študent na dekana. FFA UL pove, da prošnjo odda diplomant skupaj s prošnjo za zagovor, odloča dekan, referat pa v VIS označi datum odloga.
Če ne gre
- VIS ne sprejme datoteke: verjetno ni PDF/A ali je preveč velika. Izvozi znova in preveri velikost.
- Obvestila ne prihajajo: spremljaj obvestila v VIS-u, ker je tam obvestilo o rezultatu pregleda.
- Delo mora biti popravljeno: popravljeno delo oddaš na enak način kot prvič, v roku, ki ga določi fakulteta.