V Wordu citiraš na zavihku Sklici. V skupini Citati in bibliografija izbereš slog, nato Vstavi citat in Dodaj nov vir, vneseš podatke o viru in na koncu naloge z gumbom Bibliografija vstaviš seznam virov. Word pri tem ne pozna pravil tvoje fakultete, zato ga moraš včasih popraviti ročno: pri okrajšavi za tri ali več avtorjev, pri naslovu v citatu in pri naslovu seznama. Spodaj so koraki, seznam slogov po Microsoftu, kaj šole povedo o Wordovih napakah in kdaj je boljši Zotero.
Kako vstaviš citat in vir v Wordu
- Na zavihku Sklici v skupini Citati in bibliografija izberi slog, na primer APA. Slog izbereš, preden vneseš prvi vir.
- Postavi kazalec na konec stavka, ki ga navajaš, in klikni Vstavi citat, nato Dodaj nov vir.
- V oknu Ustvari vir izberi vrsto vira (knjiga, članek v reviji, spletno mesto) in vnesi podatke. Če želiš več polj, obkljukaj Pokaži vsa polja bibliografije.
- Potrdi z V redu. Vir se doda v seznam in je pripravljen za naslednji citat: pri novem navajanju istega vira klikneš Vstavi citat in ga izbereš s seznama.
- Za številko strani klikni citat, izberi puščico in Uredi citat. Microsoft opiše isto pot kot Možnosti citata in Uredi citat.
- Na mestu, kjer naj bo seznam, klikni Bibliografija in izberi Vstavi bibliografijo. Ko dodaš nov vir, klikni znotraj seznama in izberi Posodobi citate in bibliografijo.
Če podatkov o viru še nimaš, lahko po Microsoftu dodaš označbo mesta in vir dopolniš pozneje. Vse vire, ki si jih vnesel v kateremkoli dokumentu, najdeš z gumbom Upravljaj vire: v glavnem seznamu so vsi, v trenutnem pa tisti iz odprtega dokumenta.
EPF UM v svojih navodilih to orodje opiše tako: »Word ponuja orodje, ki omogoča, da s pomočjo podatkov, ki jih avtor vnese o literaturi in viru, program samodejno vstavi sklic na vir (citat)«. Isti postopek razloži po korakih tudi za poglavje v knjigi, članek in spletno stran. Šole mu pri vseh primerih dodajo svoje pravilo, na primer za dva ali več avtorjev, kar najdeš v vodnikih Kako citirati knjigo in Kako citirati članek, za spletne strani pa v vodniku Kako citirati spletno stran.
Kateri slogi so v Wordu
Microsoft v svoji podpori za Word 2016 do Microsoft 365 navaja, da lahko dodaš citate v oblikah APA, Chicago, GOST, IEEE, ISO 690 in MLA. Harvarda na tem seznamu ni. Na Wordu za Mac Microsoft pove, da lahko dodaš »custom citation styles, such as Vancouver«, ki jih prineseš sam, na primer iz prenesene datoteke. Pri APA in MLA je Microsoft previden: »APA and MLA can change their formats, so you’ll want to ensure that these format versions meet your requirements.« EPF UM v navodilih izbere slog Standard APA (šesta izdaja), čeprav po dogovoru z mentorjem dovoli tudi sedmo. Preveri, katero izdajo zahteva tvoja šola, in jo primerjaj s tisto, ki jo ponuja seznam slogov v tvojem Wordu.
Če tvoja šola zahteva Harvard, Vancouver ali IEEE v slovenski obliki, oblike pokaže brezplačni citatni generator: strani Harvard, Vancouver, IEEE, Chicago, ISO 690, MLA in APA 7. Zapis iz generatorja kopiraš v Word kot navaden vnos.
Kje Word ne ustreza slovenskim oblikam
Microsoftova stran ne pove, kaj Word napiše pri treh ali več avtorjih in ali pri dveh avtorjih uporabi »&« ali »in«. Pokažejo šole, ki so Word preizkusile:
| Težava | Kaj pišejo šole | Kaj narediš |
|---|---|---|
| Okrajšava pri treh ali več avtorjih | FIŠ UNM: »Microsoft Word naredi: (Desloovere, in drugi, 2021)« in zahteva, da vejico izbrišeš ročno | Citat pretvoriš v besedilo in popraviš. Šole, ki zahtevajo »idr.«, »in sod.« ali »et al.«, imajo vsaka svojo obliko, primerjava je v vodniku o knjigah |
| »&« v oklepaju | EPF UM izbere v Wordu APA 6 in v primerih piše »&«; FVV UM, FVZ UP in NUK pišejo »in« | Če tvoja šola piše »in«, besedo popraviš |
| Naslov dela v citatu | Microsoft in EPF UM: znana napaka | Uredi citat in obkljukaj Naslov, če se naslov pojavi pomotoma |
| Naslov seznama | EPF UM: Word seznam privzeto naslovi »Bibliografija« ali »Citirana dela« | Naslov ročno popraviš v »Literatura in viri« |
| Word za splet | Microsoft: »You can’t automatically generate citations in Word Online.« | Dokument odpri v namizni različici |
Napako z naslovom Microsoft opiše tako: »there is a known Word bug where the citation generator fills in the publication title when it’s not supposed to«. Rešitev je v obeh dokumentih enaka: citat, puščica, Uredi citat in obkljukanje polja. Microsoft jo opiše za APA 6, EPF UM pa za vse sklice.
Kako popraviš zapis ročno
Če je zapis v seznamu virov napačen, ga popravi pri viru: Upravljaj vire, izberi vir in Uredi. Seznam nato osvežiš z desnim klikom in ukazom Posodobi polje. Če je napačen samo citat v besedilu, EPF UM svetuje, da klikneš citat, izbereš puščico in Pretvori citat v statično besedilo. Tako dobiš navadno besedilo, ki ga popraviš kot vsak stavek. Citat, ki ga pretvoriš, se po tem ne posodablja več, zato to naredi kot zadnji korak.
Word ne zamenja tvojega pregleda. Študentje, ki uporabljajo orodja, kot so Zotero, EndNote ali Mendeley, so po AMEU »dolžni zapise citiranja in zapise virov natančno pregledati in jih ročno uskladiti s temi navodili«. Enako velja, če seznam ustvari Word. Ko je seznam končan, ga uredi v skladu s pravili o oblikovanju diplomske naloge v Wordu in vstavi kazalo po vodniku Kako narediti kazalo v Wordu.
Kdaj raje uporabi Zotero
Zotero je brezplačno orodje za zbiranje in citiranje virov: »is a free, easy-to-use tool to help you collect, organize, cite, and share your research sources«. EF UL ga omenja med pripomočki: »Pri pripravi referenc (in sestavljanju seznama literature in virov, kar je opisano v naslednjem razdelku) si zelo olajšamo delo s programsko opremo«, ki jo našteje (Mendeley, Zotero, References v Word for Windows), FU UL pa piše: »Priporoča se, da se seznam literature in virov sestavlja sproti med pisanjem dela (uporabi se npr. Zotero, Mendeley…)«.
Z vtičnikom dobiš v Wordu zavihek Zotero. Citat vstaviš z gumbom Add/Edit Citation, seznam z Add/Edit Bibliography, slog in jezik pa spremeniš v Document Preferences. Zotero na svoji strani pove, da z vtičnikom lahko ves dokument preklopiš na drug slog z enim klikom. Številko strani vpišeš v istem oknu, na primer »p.45«. Zotero opozori na dve stvari: »Manual edits made to the bibliography in Word will be overwritten the next time Zotero refreshes the document.« Če moraš seznam popraviti ročno, to naredi na koncu, v kopiji dokumenta, in uporabi Unlink Citations, kar »should usually only be done in a final copy of your document«. Splošne popravke sloga naredi v slogu CSL, ne v dokumentu.
Ali ima Zotero slovenske izraze (»idr.«, »str.«), v virih, ki smo jih prebrali, ni zapisano. Po vstavitvi prvega citata z več avtorji preveri, kaj je napisal, in ga primerjaj z vzorcem svoje šole.
Sorodni vodniki
Splošna pravila razlaga Citiranje APA 7 v slovenščini, pregled po vrstah virov je v članku Citiranje virov v diplomski nalogi, spletne strani so v vodniku Kako citirati spletno stran, diplome pa v vodniku Kako citirati diplomsko delo. Za sklice na isti vir glej prav tam in ibid., za opombe pa opombe pod črto.
Viri
- Microsoft, Add citations in a Word document
- Microsoft, APA, MLA, Chicago: automatically format bibliographies
- Microsoft, Add or change sources, citations, and bibliographies (Word za Mac)
- Microsoft, Ustvarjanje bibliografije, citatov in sklicev
- Zotero, Using the Zotero Word Plugin
- Zotero, The Basics
- EPF UM, navodila za izdelavo pisnih del 2020
- FIŠ UNM, navodila za pisanje strokovnih in znanstvenih del
- EF UL, navodila za izdelavo pisnih del
- FU UL, navodila za pripravo dispozicij in del
- AMEU, navodila za strokovna in znanstvena besedila
- UP FVZ, navodila za citiranje in navajanje virov